慣れない棚卸を10倍速でやる「数え方」3種類

最近は月1~2万売れてるし、確定申告もしないといけなくなりそうだから、いっちょ気合入れて棚卸するかー!と重い腰をあげた副業ハンドメイド作家のあなた。

在庫を出していざ取り掛かろうとして、こんなふうに思ったことはありませんか?

ちいさいパーツをチマチマ数えるのイヤすぎる。

1個1個カウントできないやつはどう数えるの?

ロスやまだ使える切れ端とかはどうなるの?

今回はそんな「かぞえ方」のお悩みを探っていきます。

副業で月2万に届きそうな方や確定申告目前の方、そろそろ棚卸しや在庫管理をしようかなと考えている、アクセサリーのハンドメイド作家さんにむけて書いています。

在庫管理の方法やオリジナルの伝票の解説はこちら↓↓↓

この仕組みで「最新の在庫数」と「仕入れ単価」を回収すると棚卸までサクサクいけます。

                                             

「1個1個数えられないパーツ」は「グラム」と「単位決め」で何とかするゾ!

  • Tピン9ピンや丸カン、小さなビーズは量も多く小さすぎて数えにくい。
  • 流体(液や粉など)は形が決まっていないのでどう管理するのかわからない。
  • 地金、ワイヤー、布などはロスや再利用の扱いに悩む。

いつもここらへんでイヤになって投げ出すわたしやあなたは、

とことん手を抜く方にシフトするのがいい。

棚卸しの前に数え方を決めてしまうといちいち悩まずめちゃラクです。

決まり、作っちゃいましょう!

今回はこの3つのやり方で片付けます。

だいたいのものはこれで解決できちゃう。

マインドマップを使って細分化してみました。

材料の種類によっていくつか管理のバリエーションがあることがわかります。

あなたがやりやすい方法はありそうですか?

ちなみにわたし、ものすごく片付けが苦手でしかもめんどくさがりです。

とにかく手を抜いてラクしても成果を上げる方法を常に考えています。

でも家事ではそこまで一生懸命になれない、わりとその辺にいるポンコツお母さんでございます。

好きなことにしかコミットできません。

管理が苦手だけどちゃんとしたいあなた、

わたしといっしょに効率化(仕事のみ)していきましょう~。

①グラムだけで管理する

覚悟を決めてグラムだけ計ってしまう方法です。

まとめて買って個数があやふやな小さいものや、そもそもグラム単位で売られているパーツは、そのままグラムで管理します。その場合は元の重さをはかり、使った分や残数を記録します。

  1. 材料を出す前のグラムをはかる。
  2. 1グラム当たりの単価を出す。
  3. 制作に必要な分を出す。
  4. 制作終了後余った分を戻す。
  5. もう一度グラムをはかる。
  6. 使用数、残数を記録する。

たとえば小丸ビーズなどはグラム売りや連売りなので個数表示がないものもあります。

そもそもあの小さなビーズを数えるなんてイヤすぎませんか?

最初の重さが80gとします。

作品を作って残りの重さをはかったら68gでした。

使ったパーツは80−68=12で12gです。

どのくらい使ったかだけならこれで十分です。

とはいえ、無理に全部バラして重さをはかるのもどうかな?とも思います。

まとまっているものはまとまっている状態で管理してみましょう。

これについては「③一単位を決めて管理する」でお伝えします。

ひとまず、バラバラにした小さなパーツは重さをはかるのが手っ取り早いです。

②グラムから個数を割り出す

次はグラムをはかって個数を割り出す方法です。

製造業でよくあるやり方で、何千何万もあるネジなどのパーツの個数は重さから調べます。

1個あたりの重さをしらべ、そのあと全体の重さをはかり個数を割り出します。

重量が分かれば何個あるかが分かるという仕組みです。

大きな工場の部品などはこのやり方の管理が多いです。

丸カンやTピン9ピンなど、数えられるけど数が多すぎるものや絡まって数えにくいものはこの方法があっています。そのほか、数が多すぎるパーツや、丸玉など転がって数えにくいパーツにもつかえます。

専用のハカリが無くてもキッチンスケールを流用すればOK。

  1. 25個、50個などある程度まとまった数の重さをはかる。
  2. 総量を個数で割る=1個当たりの重さが出る。
  3. 全体の重さをはかる。
  4. 1個当たりの重さで割る=全体の個数が出る。

この方法ですぐに出来ます。

25個のせて100gだとしたら100÷25=4で1つ4g。

全部で800gあれば800÷4=200で200個となります。

ハンドメイド用に今後ハカリを購入予定なら個数計算機能付きのハカリがおすすめです。

勝手にカウントしてくれます。

↓↓こんな感じのデジタル秤です。

1000円くらいのお手頃スケール

2000円台なのに本格タイプ

①でも②でも大事なのは、残りの重さや数をもとの在庫にも記録しておく、ということです。

これをやるだけで年末の棚卸が劇的に早くなります。

その秘密は(秘密じゃないけど!)ブログと動画でご覧ください。

在庫管理の方法やオリジナルの伝票の解説はこちら↓↓↓

③一単位を決めて管理する

複数個のまとまりで考える作戦です。

1ケース、1パック、1本など身の回りでもありますよね。

10個入り1パック、12個入り1箱、50g1本、など。

先に一単位を決めてしまいその単位ごとで計算します。

もともとの入数が一定ならそのまま「一袋」としておきます。

丸線やダイヤレーンなどの長いもの系だったら

  • 1㎝や10㎝を一単位とする
  • 一製品当たりの使用量を1単位とする

細かいビーズやパールだったら

  • 1本(連組されているもの)1単位
  • 小袋(100粒、10ℊ、4gなど入数)1つ一単位とする

1製品に使う単位が決まっていれば、それを一単位として「〇セット」と入れる場合もあります。

分かりやすいのは2個1セットのイヤリングやピアスです。

一単位の値段で仕入れ値を出しておくと棚卸時や原価の計算がラクです。

小分けするのに便利なチャック袋を使ってロットにするのも良いでしょう。

多すぎるパーツは100個/1ロット、1000個/1ロットなど自分で決めてしまうとあとあと数えやすいです。

一目見て何個くらいあるかおよその数をロット数ですぐ確認できます。

一単位を決めると数えやすさがupするのでおススメします。

切れ端やあまりをどうするか問題

この先はパーツだけを取り扱っている作家さんには必要ない内容なので飛ばしちゃってください。

ここまでやると数の管理はしやすくなりますが、一つ問題が起こります。

ワイヤーや布を扱っている方はお気づきだと思いますが・・・

あまり布や切り落としたワイヤーの端っこはどう管理するのか?という問題。

これはけっこう複雑です。

これには2つ考え方があります。

  1. 一単位を決めず残りは戻す
  2. 一単位ごとに使用してロスは破棄する

1の場合は全体をはかって使った分だけ在庫から引いていくので、液体やちいさなビーズなどには適していると思います。「①グラムだけで管理する」と似ています。

2の場合は一単位を決めるときにロスも含めて仕分けします。

特に切り落として戻せない物はこの方法で一単位当たりの原価を出しておいて、ロスも含んだ状態にしておきます。切れ端は廃棄する考えです。

「③一単位を決めて管理する」が近いです。

しかし布もワイヤーもこの二つのどちらでも対応可能なので、自分のつくる作品や作り方を基準にして、合う方法を探ってみてください。

コメントなどでご質問・意見をいただけると、どんな困りごとがあるか知れるのでありがたいです。

ぜひお気軽にお寄せください。

その他、棚卸しや税に関する疑問は専門家にご相談ください。このブログはあくまで「どうやって在庫の整理整頓をしていくか。」をお伝えしています。

ハンドメイド系のご質問もいくつかありました。
↓↓こちらが一番有名かも。質問箱があります。

税理士ドットコムで質問してみる

製造業の在庫管理は超フクザツでめちゃくちゃ大変

本来製造業の棚卸と在庫管理はめちゃくちゃわかりにくいです。

正直、「仕入れて売る」なら管理はわかりやすい。

※「売る」こと自体は大変です。

私がいたジュエリー業界(加工卸)では、棚卸しの時に地金をかき集めて重さをはかります。

空気清浄機のフィルター、磨き集塵ゴミ、流しのヘドロも回収して分析に出し、地金を回収します。

当然ぴったりの数字にはなりませんし、地金相場もあるので計算も複雑です。

専門の経理担当が毎回大変な思いで決算をします。

とても複雑難解です。

ハンドメイドの棚卸はもっと簡略化できる

そんな地獄はおそらくハンドメイドパーツにはないだろうと思います。

それでも在庫管理や棚卸に頭を抱えている方が多いな、という印象でした。

実際私自身もパーツを仕入れ始めて「これはマズいな・・」とすぐに思いました。

なぜかというとわたしは猛烈に家の片付けが下手なのです。

当然整理整頓が苦手なので、私と同じような人も困るだろうな、と思いました。

でもきれいに整頓されている方でも苦労しているようなのです。

これは明らかに何か原因がある。

その原因は、仕組みや型が決まっていないのと、何が目的なのかはっきりしていないからだと思いました。

だって、わたしはジュエリーの仕事ではちゃんとできていたから

棚卸しが必要なのは重々わかるけど、だからって何日もかけたくないな・・・
とか思っちゃいますし、ホントにこの作業いるのかな?と思うこともありませんか?

帳簿で必要なのは数と仕入れ値だけですよね。

だったら必要ない作業は省けばいいし、ぶっちゃけクソ真面目に全部その時に数える必要ありますか?

  • どんな方法でまとめるのか
  • どんな形でまとめるのか
  • どうやって手を抜くのか

目的に最短でラクに行ける方法を考えるのが得意です。

これはジュエリーの修理専門・急ぎ専門をやっていたころに叩き込まれました。

その経験を活かして動画も配信しています。

量産作家、内職さん向けのYoutubeチャンネルはこちら↓↓

手抜きはズルじゃない、効率化だ!

手を抜くところは抜いて、必要な要素はすべておさえる。

在籍していたジュエリーの修理・急ぎ専門の社長に叩きこまれました。

手抜きはズルじゃなく効率化だ!と。

もう20年以上も前の話です。

これらのことをふまえて、2020年からハンドメイドアクセサリーに特化した自分用の管理伝票を作り始めました。2021年無料配布を開始、2022年からはさらに手を加えて原紙を販売しております。

ご興味ありましたらぜひご覧ください。

はじめだけ、まるまる一回分の棚卸が必要ですが、そのあとは最小限の作業だけです。

今後は印刷やカットも手抜きできるようにしたいと考えています。

以上のやり方で数字がすぐ出るようになったら、こちら↓↓↓↓も是非試してみてください。

このシステムのつくり方は動画の概要欄のリンクから。

Googleのウェブアプリを利用するので全部無料で作れます!

あなたの貴重な時間がすこしでも取り戻せますように。


記号・リュウコ

以下、文中にあるおススメアイテムをリンクします。
参考になりましたら幸いです。

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2000円台なのに本格タイプ

小分けするのに便利なチャック袋

カウンタースケールもピンキリですね。

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