ひとりでできる在庫管理 ハンドメイド作家のためのお片付け。

ハンドメイドアクセサリーの販売をしているあなた。

こんなことに心当たりありませんか

・材料パーツの在庫を探すけど、目当てのものが見つからない。
・袋を開けて中身を確認するから時間がかかる。
・買った値段やお店はリストや記録をたどらないとわからない。

あげくの果てに、放り出して後回し。
あちこち探したり、いちいち悩んでイライラしたり・・・

これは見えない時間泥棒です。
なぜあなたはいつも「時間がない。」と言っているのですか?

この記事では以上の見えない時間泥棒をやっつけるための、在庫管理の方法をお伝えします。

※出来上がった製品ではなく、材料の在庫管理の方法です。

そもそも在庫管理ってなに?


在庫管理とは商品や材料の全体を把握、整理して、仕事をスムーズにすること。
小売店はもちろんサービス業も製造業も物販や流通があれば必ずしています。

特に「仕入れ⇒製造⇒売る」と形を変えてから販売する製造業の在庫管理は複雑になります。

昔は手作業でかぞえていた製造業も、今はICタグの普及でかなり負担が減ったのではないかと思います。
最近の情報では、製造業もRFIDスマートマットクラウドというシステムができて、在庫管理が進化していました。びっくりです。

ハンドメイド作家にちょうどいい在庫管理法はないのか

さすがにハンドメイドや個人物販でそこまでのシステムは必要ないですよね。
しかし考え方として、目指ところは一緒なのでは?と思いました。

少ない材料とは言えおそらく100種類以上は材料パーツを扱っていると思いますので、これをいちいち数えるのは、時間のない副業ハンドメイド作家にはたいへんな作業です。

ちょうどいい方法はないのか、いいアイテムはないのかいろいろと探しましたがありません。

製品の在庫の管理はされている方もいるようですが、材料の管理についての情報はありませんでした。

仕分けしてきれいに整理されているようでも、棚卸しや原価計算となるとリストや記録をたどったり大変そうでした。

お片付けはできても、効率よく管理することが出来なかったり、そもそもパーツを整理できていなかったりする方もいると思います(というかそれは私です。)
とにかく面倒な在庫管理は、やらなきゃいけないけどやりたくない、気が重い作業です。

いかにラクして100%の結果を出すかを考えています。
とくに雑務は好きではないので、とことんラクしたい。

・すぐ探せて
・見やすくて
・考えなくても確認できる

そんな仕組みがあればいいのに。

じつは普段の家の片付けが一番苦手なわたし。
面倒な作業をやりたくないズボラーが、ラクするためだけに考えた在庫管理術です。

少ない動きでさがしパッと見で情報を確認する在庫管理

この方法を使うことで「いちいち探す」「いちいち調べる」を少なくします。
おまけとして、あの面倒な棚卸がラクになります。



①しまう場所を決めて探しやすくする。
②しまい方をそろえて見やすくする。
ワンアクションで情報を確認できるようにする。

この3ステップで管理していきます。

①場所を決めて探しやすくしよう。

おなじ場所にまとめることで探す時間と労力を少なくします。
結構やっている方も多いと思うので「そんなの当たり前じゃん」と言われちゃいそうですが、お片付け苦手民はなかなかどうしてバラバラに収納しがちなんです。

地味に時間を食うのは「あのパーツどこにしまったっけ?」と探す時間。
考えながら探すのでチャチャっとできないし、思い出すのに時間がかかります。
「ここじゃなかった・・・」なんてことも。心当たりある方、いませんか?

実際の生活でもありますよね。「あれ?あの紙どこ入れたっけ?」なんてこと。
チョイ置きしたりルールが変わったりして自分でどこに入れたかわからなくなってしまう。

お片付けの基本は「ものの住所を決める」だそうです。
ハンドメイド材料でもすべてのパーツを同じところに収納します。

おなじところに集めて、悩みながら探すという無駄な時間をなくします。

このセクションはクリアしている方が多いかもしれませんね。

②しまい方をそろえて見やすくしよう。

しまい方をそろえることで見やすく探しやすくなります。
統一、です。
同じ場所にしまっても、パーツが入っている入れ物がビニール袋や紙袋だったらどうでしょう。
結局引き出しや棚の中でごちゃごちゃしますよね。

しまい方、形を統一することでごちゃごちゃの棚を解消し、確認作業にかかる時間もなくしましょう。

このセクションも、統一したケースや引き出しに綺麗に入れている方が多そうなのでクリアでしょうか。

しまい方で困っている方は、まずは形をそろえることを意識しましょう。強制的にそろえる方法は入れ物です。同じ大きさのものにパーツごとに仕分けして入れます。

オリジナルの在庫管理伝票はA6サイズ(A4紙4分割)を使いますが、市販のものだと「お会計票」「入出金票」などが転用可能です。そして伝票と現物を同サイズのジッパー付きビニールに入れて管理します。100均にも売っています。
どこに何を記入するかルールを決めて書きこんでください。

販売しているオリジナルの管理伝票(記入例書き込み)

ダイソーのお会計票(記入例)

すべて同じ伝票、おなじスタイルにして見やすく収納します。品番や名称、個数、日付はすべて同じ形式で書くので、探す作業も一定で見やすくなります。

身近な例としてひとつ。
キッチンにあるスパイス棚には同じ形の瓶があると思います。
同じ銘柄でそろえておけばデザインが一緒なので確認する箇所が決まっています。
それと同じで、確認する項目と場所が決まっていれば、探すときに悩まなくて良いなと考えました。

※1個づつ数えられない時はこれ↓↓↓↓

③ワンアクションで情報を確認できるようにしよう。

この管理術の最大のポイントは「パッと見で全部わかる」。
一発で全部を確認できるようにすること。

全部とは、パーツの種類、仕入れ先、仕入れ値、現在庫数、現物です。なぜなら、

☑在庫が少なくなったらすぐに注文が出来る。
☑文字だけじゃなく現物を見て「それが何か」がすぐ分かる。
☑現在の正確な数がわかるため棚卸が必要になってもすぐに対応できる。

以上3点が大きな理由です。

動画内のチャプター(6:50 しまい方コツ)で説明しています。


前項の②で見ていただいた材料伝票のデザインはそれらを全部いれて作っています。

市販の会計票を流用する場合も、仕入れ先、デザイン(品番・型番・種類等)、日付、入庫・出庫、仕入れ単価の情報を書き込めばOKです。書く場所を統一してあれば問題ありません。最低ラインは仕入れ先、仕入れ単価、残数の3つです。

ビニールに入れ、現物を見えるように一緒にしまえば完了です。
これで「ぱっと見在庫管理」が出来ます。
※動画内チャプター「しまい方コツ」参照

パーツを追加発注したい時は型番やデザインを確認して、リストをチェック、仕入れ先を調べ、注文しますよね。整理が得意でも苦手でもやることは一緒。
在庫確認、再発注、原価計算、棚卸など、すべてものを確認し、仕入れ値を調べて、数を数えるという「同じことの繰り返し」です。その作業をすべて一度に済ませたいと思いませんか?

だれでも面倒なことは嫌ですよね。
無意味な作業はやりたくない、と思うのは私だけではないはず。

ご紹介したように、ひとつの伝票に必要な情報をすべてかきこめば、無駄な確認作業をできるだけ減らすことが出来ます。
見る場所も決まっているので、悩まず考えず一発で確認できます。

副産物として、棚卸しがラクになるのもこの最新の数や仕入れ値を記入するスタイルのメリットです。最後の欄の残数と仕入れ単価をリストに集計すれば棚卸高が出ます。

まとめ

この在庫管理術では

①探す場所を限定し、「探す」という事自体なくします。
②しまい方を統一して確認作業を単純化します。
③ワンアクションで商品情報を確認できるようにし、無駄な追跡作業をなくします。

おまけとして、棚卸作業をラクチンにします。

ポイントは見える化・仕組化

この管理術はハンドメイドアクセサリーに特化しています。
そのため、ほかの布もの作家さんやお絵かき系の方には向きません。
流体(粉、液体などの原料)も1単位を決めないとちょっと難しいかもしれません。

そして、個人でも法人成りしているような方には、経理関係のデータとしては力不足になると思います。こちらは税理士や会計士の先生に相談してください。

無料で相談できます。

数値推し

個数を数えられる材料を取り扱う方で、お片付けや在庫の収納方法、自力で棚卸が必要な方にはジャンルを問わずおススメしています。
ポイントは「見える化」「仕組化」です。

とにかくお片付けや整理整頓が苦手で面倒くさがりな私が考えた管理方法です。
同じような悩みを持つ方のお役に立てれば光栄です。

ボーダーラインの作家たち

高卒からジュエリー製造卸会社で12年間働きました。
その間材料の棚卸や管理を目の当たりにして、見えない仕事の大切さを学びました。

個人活動を始めるにあたり、仕入れや在庫の管理が必要なので調べ始めましたが、ハンドメイド業界に「在庫管理」「棚卸」の概念はほぼありませんでした。

現在(2022年)は動画やブログで発信している方も多くなり、浸透してきているようです。申告が必要な方が増えたということだと思います。

それでもギリギリのボーダーラインの方も多いように思います。

急に申告や棚卸が必要になったときあわてないよう、控除や節税なども適切に出来るように、取扱点数が少ないうちから準備することをおすすめします。

ある程度仕組みや流れが理解できれば、冒頭でお伝えしたようにスマートマットクラウドやPOSレジ、ICタグ管理のように、管理システムの導入もスムーズになると思います。将来起業して大きく商売するようになっても、安心して運営できるのではないでしょうか。店舗経営や起業しない方にとってはちょっと大掛かりなシステムですが、各サービスのHPの解説記事や仕組みなどは大変勉強になります。

おもしろいのでぜひ見てみてください。

スマートマットクラウド

RFIDとICタグの総合サイト

¥0から始められるスマレジ

最後に

在庫管理というと言葉が硬いですが、簡単に言えば、仕事をしやすくするためのお片付けと導線つくりです。ふだん私たちがおうちの中をお片付けして、キッチンや作り置きおかずを管理することにとても近いか、もしくはもっと単純なことかもしれません。

動きがスムーズになれば、体も脳みそも余裕が出来て、気分良くあたらしいアイデアも浮かぶかもしれません。どんどん新作できちゃうかも?!

動画や文字で実際の書き方なども説明していますので、お時間ありましたらご覧くださいね。

アクセサリー制作のスキル底上げ補習塾☆内職さん・量産ハンドメイド作家さんのお助けマン

パッと見で全部わかる在庫管理【ハンドメイドアクセサリー】

※この記事は会計や確定申告についての内容ではなく、ごく小規模のハンドメイド販売に特化した在庫管理の方法の提案です。申告や税については専門家の指導を仰いでいただきますようお願いいたします。

税理士の料金を安くしたい方はコチラ

在庫管理にご興味ありましたら各リンクをお役立てください。
Youtubeで動画もございます。2倍速でも聞けるのでよろしければご覧ください。
そして、在庫管理やってみようかなと思ったらPDFで原紙を販売していますのでご利用ください。市販の伝票でも再現できます。材料在庫はB7サイズかA6サイズのお会計票がおすすめです。

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